Die digitale Personalakte beschäftigt immer mehr Unternehmen. Zum einen nimmt die Handhabbarkeit von Papierakten immer mehr ab (durch häufig wiederkehrende Vorgänge sind manuelle Personalakten sehr zeitintensiv und damit auch teuer), zum anderen haben die elektronischen Systeme im Büroalltag so überhand genommen, dass es an der Zeit ist, eine Modernisierung in Betracht zu ziehen.

Bei Personalakten gibt es strenge Vorschriften bezüglich des Zugangs zu diesen und der Aufbewahrung - so wundert es nicht, dass natürlich auch elektronische Personalakten diesen Bedingungen Rechnung tragen müssen. Die Personalakten sollen sicher und beständig vorgehalten werden, aber auf der anderen Seite nicht zu träge in der Handhabung. Die Lösungen, die bereits am Markt verfügbar sind, tragen diesen Anforderungen Rechnung und werden meistens allen Vorschriften gerecht.

Der größte Vorteil der elektronischen Personalakte ist allerdings die Beschleunigung von Standard-Prozessen: etwa die Bearbeitung von Urlaubsanträgen, interne Personalbeschaffung, etc - all diese Prozesse werden durch die Vorhaltung der Personalakte in digitaler Form erheblich beschleunigt und sind daher ein Effizienzgewinn. Ein weiterer Vorteil ist, dass eine Personalakte zur selben Zeit von mehreren berechtigten Personen geöffnet und bearbeitet werden kann, so dass ein aufwändiges suchen einer Papierakte entfällt. Die elektronische Personalakte bietet daher enorme Vorteile, die in den meisten Unternehmen in Zukunft gerne angenommen werden dürften.

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